{"id":109401,"date":"2014-11-06T16:22:44","date_gmt":"2014-11-06T15:22:44","guid":{"rendered":"http:\/\/onsoftware.softonic.fr\/?p=109401"},"modified":"2025-06-12T11:27:55","modified_gmt":"2025-06-12T10:27:55","slug":"microsoft-outlook-8-trucs-et-astuces-email","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/cms-articles.softonic.io\/fr\/microsoft-outlook-8-trucs-et-astuces-email\/","title":{"rendered":"Outlook: 8 trucs et astuces pour maitriser le client mail de Microsoft"},"content":{"rendered":"

Tr\u00e8s r\u00e9pandu dans le monde des entreprises, Microsoft Outlook est un logiciel tout-en-un pour g\u00e9rer emails, agenda et contacts<\/strong>. Voici nos 8 meilleurs trucs et astuces pour adapter le client mail de la suite bureautique Microsoft Office<\/a> \u00e0 vos besoins.<\/p>\n

Courrier \u00e9lectronique en entreprise rime tr\u00e8s souvent avec Outlook<\/a>. Des millions d’employ\u00e9s de bureau utilisent quotidiennement ce logiciel pour recevoir, trier et envoyer des emails<\/strong>. Si vous aussi utilisez r\u00e9guli\u00e8rement ce client, cette liste d’astuces sp\u00e9ciale Outlook est faite pour vous.<\/p>\n

Tous les tests ont \u00e9t\u00e9 r\u00e9alis\u00e9s avec Microsoft Outlook 2013. Si vous utilisez une version ant\u00e9rieure de Outlook, il se peut que certains menus ou manipulations soient l\u00e9g\u00e8rement diff\u00e9rents.<\/p>\n

Afficher le calendrier Outlook en fond d’\u00e9cran<\/h3>\n

Outlook on the Desktop<\/a> est un logiciel compl\u00e9mentaire tr\u00e8s utile. Il va vous permettre d’afficher sur votre bureau Windows le calendrier Outlook, mis \u00e0 jour en temps r\u00e9el<\/strong>. Pour installer le programme, vous devez red\u00e9marrer votre machine.<\/p>\n

En plus d’\u00eatre translucide, l’utilitaire OotD vous permet de modifier la vue<\/strong> du calendrier. Vous pouvez restreindre le calendrier \u00e0 la journ\u00e9e en cours, \u00e0 la semaine ou au mois.<\/p>\n

 <\/p>\n

\"Outlook<\/p>\n

Coller le texte du presse-papier dans un nouvel email<\/h3>\n

Ce sont parfois les gestes les plus simples qui sont les plus efficaces. Saviez-vous qu’il \u00e9tait possible de coller, en tant que <\/strong>nouveau brouillon et \u00e0 l’aide d’un simple Ctrl+V<\/em>, l’ensemble de votre presse-papier?<\/p>\n

En clair, si vous souhaitez envoyer un extrait d’une page web ou d’un document Word, il vous suffit de copier le texte \u00e0 envoyer -clic droit puis Copier, <\/em>ou Ctrl+C<\/em>– retourner sur Microsoft Outlook puis taper Ctrl+V<\/em>.<\/p>\n

R\u00e9sultat: un nouvel email se cr\u00e9e automatiquement<\/strong>. \u00c0 vous ensuite de le compl\u00e9ter en ajoutant un ou plusieurs destinataires.<\/p>\n

Vous partez en vacances? N’oubliez pas la r\u00e9ponse automatique!<\/h3>\n

Vous partez en vacances<\/strong> ou en week-end prolong\u00e9 et vous souhaitez avertir les clients de votre absence? Le moyen le plus simple consiste \u00e0 param\u00e9trer une r\u00e9ponse automatique \u00e0 tous les emails<\/strong> que vous recevez sur votre adresse professionnelle. Voici tout de suite la marche \u00e0 suivre.<\/p>\n

Cliquez sur Fichier<\/em>, puis dans les options \u00e0 droite de l’\u00e9cran, cliquez sur R\u00e9ponses automatiques (absence du bureau)<\/em>.<\/p>\n

 <\/p>\n

\"Outlook<\/p>\n

 <\/p>\n

C’est ici que vous pourrez indiquer, \u00e0 toutes les personnes qui vous envoient un mail, que vous n’\u00eates pas au bureau et ce, pour x jours. Pensez \u00e9galement \u00e0 mentionner une personne \u00e0 contacter en cas d’urgence<\/strong>.<\/p>\n

 <\/p>\n

\"Outlook<\/p>\n

 <\/p>\n

Microsoft Outlook vous laisse ajouter deux messages diff\u00e9rents: le premier est destin\u00e9 \u00e0 vos coll\u00e8gues; le second, \u00e0 tous les clients et collaborateurs externes.<\/p>\n

Classer rapidement vos emails en fonction de plusieurs param\u00e8tres<\/h3>\n

Voici une autre petite astuce qui ne mange pas de pain, mais qui pourrait bien vous simplifier la recherche d’emails<\/strong>. Prenons le cas suivant: vous connaissez l’auteur du message, vous vous souvenez \u00e9galement que l’email \u00e9tait volumineux, mais vous avez oubli\u00e9 la date d’envoi exacte.<\/p>\n

Commencez par classer votre liste d’emails par auteur en cliquant sur De<\/em>. Ensuite, restez appuy\u00e9 sur Maj <\/em> avant de cliquer sur la colonne Taille,<\/em> pour classer les messages de ce contact pr\u00e9cis par taille. De cette mani\u00e8re, vous retrouvez, dans les premiers r\u00e9sultats, les emails les plus volumineux envoy\u00e9s par une personne en particulier.<\/p>\n

\"\"<\/p>\n

User et abuser de la recherche avanc\u00e9e Outlook<\/h3>\n

Aussi puissante que sous-estim\u00e9e, la fonctionnalit\u00e9 de recherche avanc\u00e9e d’Outlook est LA solution si un premier tri ou une premi\u00e8re recherche n’ont pas permis de retrouver un email \u00e9gar\u00e9<\/strong>.<\/p>\n

Pour y acc\u00e9der, vous devez tout d’abord cliquer sur le champ de recherche plac\u00e9 au-dessus de la liste des emails. Ensuite, une fois que le volet Recherche<\/em> apparait sur le ruban Office, cliquez sur Outils de recherche<\/em> et Recherche avanc\u00e9e<\/em>. Notez que le raccourci Ctlr+Shift+F<\/em> vous m\u00e8ne \u00e9galement \u00e0 ce m\u00eame menu.<\/p>\n

\"Outlook<\/p>\n

Vous pouvez ensuite baser votre recherche sur \u00e0 peu pr\u00e8s tous les param\u00e8tres possibles et imaginables. Exemple: vous ne souvenez plus ni de la date d’envoi, ni du destinataire, mais uniquement du mot Volkswagen<\/em> pr\u00e9sent dans le corps du mail, et du fait que vous l’avez re\u00e7u il y a moins d’un mois. Voici alors comment param\u00e9trer l’outil de recherche<\/strong>.<\/p>\n

\"Outlook<\/p>\n

Les r\u00e9sultats apparaissent automatiquement en bas de la fen\u00eatre. N’h\u00e9sitez pas \u00e0 explorer de fond en comble tous les param\u00e8tres propos\u00e9s, afin de bien maitriser cet outil central d’Outlook.<\/p>\n

R\u00e9duisez l’espace disque utilis\u00e9 en activant l’option Compresser<\/h3>\n

Vous manquez de place sur le disque dur de votre PC? Avec Outlook, il existe une solution simple pour r\u00e9duire la taille des fichiers Outlook<\/strong>. Son nom? <\/strong>Compresser<\/em>, tout simplement. Comment y acc\u00e9der? Cliquez tout d’abord sur Fichier, <\/em>puis sur Param\u00e8tres du compte<\/em>, puis de nouveau sur Param\u00e8tres du compte<\/em>.<\/p>\n

 <\/p>\n

\"Outlook<\/p>\n

 <\/p>\n

Ensuite, sur le nouvel \u00e9cran, choisissez l’onglet Fichiers de donn\u00e9es<\/em>, s\u00e9lectionnez le fichier Outlook Data File<\/em> -reconnaissable \u00e0 son extension OST- qui vous int\u00e9resse, appuyez sur Param\u00e8tres<\/em>, puis appliquez la compression en cliquant sur Compresser<\/em>.<\/p>\n

\"Outlook<\/p>\n

\"\"<\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Les r\u00e8gles Outlook pour trier rapidement la majorit\u00e9 de vos emails<\/h3>\n

Pour garder la main sur l’ensemble de vos mails -surtout si vous en recevez des centaines par jour- pour automatiser les processus de traitement des courriers entrants et pour placer automatiquement certains emails dans un dossier s\u00e9par\u00e9<\/strong>, il est indispensable de bien maitriser les r\u00e8gles Outlook.<\/p>\n

Prenons un exemple courant: celui des mails de notifications Facebook. Acc\u00e9dez tout d’abord au menu de cr\u00e9ation d’une nouvelle r\u00e8gle. Cliquez sur Fichier <\/em>en haut \u00e0 gauche, puis sur Informations<\/em>, et enfin sur R\u00e8gles et alertes<\/em>. Un nouvel \u00e9cran appara\u00eet; cliquez sur Nouvelle r\u00e8gle<\/em>. Appuyez sur OK<\/em> pour valider.<\/p>\n

\"Outlook<\/p>\n

Sur l’\u00e9cran suivant, conservez le param\u00e8tre D\u00e9placer les messages d’une personne sp\u00e9cifique vers un dossier<\/em> et cliquez sur Suivant<\/em>. Gardez ensuite l’option De personnes ou groupe public<\/em> s\u00e9lectionn\u00e9e. Cliquez en bas de la fen\u00eatre sur Personnes ou groupe public<\/em>, pour ajouter une partie de l’adresse mail avec lesquelles Facebook envoie toutes ses notifications, \u00e0 savoir @facebookmail.com.<\/em><\/p>\n

Cr\u00e9ez ensuite un nouveau contact \u00e0 partir de cette adresse, puis choisissez le dossier dans lequel tous ces emails seront envoy\u00e9s. Vous pouvez en cr\u00e9er un nouveau et l’appeler Facebook Notifications<\/em>.<\/p>\n

\"Outlook<\/p>\n

Enfin, appuyez sur Terminer<\/em> pour mettre en vigueur le tri automatique de ces emails. Vous pouvez ainsi cr\u00e9er autant de r\u00e8gles que vous le souhaitez.<\/p>\n

Retarder l’envoi des emails<\/strong><\/h3>\n

Saviez-vous qu’il \u00e9tait possible de retarder l’envoi de vos messages sous Outlook? Cette option peut \u00eatre utile dans deux cas: pour relire tous les emails<\/strong> avant qu’ils ne soient envoy\u00e9s ou pour feindre d’\u00eatre encore pr\u00e9sent au bureau.<\/p>\n

Pour retarder l’envoi d’un seul courrier \u00e9lectronique, composez votre mail, puis cliquez sur l’onglet Options<\/em>, puis Diff\u00e9rer la livraison.<\/em> Trouvez la mention Ne pas envoyer avant<\/em>. C’est ici que vous allez pouvoir d\u00e9caler l’envoi <\/strong>du message de quelques minutes, de plusieurs heures, voire de quelques jours.<\/p>\n

Vous souhaitez g\u00e9n\u00e9raliser l’op\u00e9ration \u00e0 tous les messages sortants, afin de relire tous vos emails avant de les envoyer? Depuis l’interface principale d’Outlook, cliquez sur Fichier<\/em>, puis G\u00e9rer les r\u00e8gles et les alertes<\/em>. Cr\u00e9ez un nouvelle r\u00e8gle puis cliquez sur le param\u00e8tre Appliquer la r\u00e8gle aux messages que je re\u00e7ois<\/em>. Cliquez deux fois sur le bouton Suivant,<\/em> puis sur Oui<\/em>. Cochez ensuite l’option Diff\u00e9rer la remise de un nombre de minutes<\/em>, cliquez sur un nombre\u00a0 de<\/em>, puis d\u00e9finissez au bout de combien de minutes vos emails seront finalement envoy\u00e9s.<\/p>\n

\"Outlook<\/p>\n

Garder le contr\u00f4le de votre boite mail vous aidera \u00e0 \u00eatre plus productif, mais \u00e9galement mieux organis\u00e9<\/strong>. C’est maintenant \u00e0 vous de mettre \u00e0 profit cette s\u00e9rie de huit astuces Outlook, en les adaptant \u00e0 vos besoins.<\/p>\n

 <\/p>\n

Excel vous donne lui-aussi du fil \u00e0 retordre? Voici <\/strong>10 formules magiques pour devenir un pro des tableurs.<\/a><\/p>\n

Suivez-moi sur Twitter: @bbrassart<\/a><\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Tr\u00e8s r\u00e9pandu dans le monde des entreprises, Microsoft Outlook est un logiciel tout-en-un pour g\u00e9rer emails, agenda et contacts. Voici nos 8 meilleurs trucs et astuces pour adapter le client mail de la suite bureautique Microsoft Office \u00e0 vos besoins. Courrier \u00e9lectronique en entreprise rime tr\u00e8s souvent avec Outlook. Des millions d’employ\u00e9s de bureau utilisent … Continue reading “Outlook: 8 trucs et astuces pour maitriser le client mail de Microsoft”<\/span><\/a><\/p>\n","protected":false},"author":8016,"featured_media":109836,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":"","wpcf-pageviews":0},"categories":[16774,1],"tags":[16857,14687,2470,14684,14683,54,192,14685,1124,14682,14686,14688,14681],"usertag":[],"vertical":[],"content-category":[],"class_list":["post-109401","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-how-to","category-uncategorized","tag-app-subdomain-redirectionmicrosoft-outlook","tag-boite-mail-outlook","tag-courrier-electronique","tag-gerer-mails","tag-gestion-mail","tag-office","tag-outlook","tag-pack-office","tag-regles-outlook","tag-retarder-envoi-mail","tag-tips-office","tag-tri-automatique-mails","tag-trucs-et-astuces-outlook"],"aioseo_notices":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/cms-articles.softonic.io\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/109401","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/cms-articles.softonic.io\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/cms-articles.softonic.io\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/cms-articles.softonic.io\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/8016"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/cms-articles.softonic.io\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=109401"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/cms-articles.softonic.io\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/109401\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":162639,"href":"https:\/\/cms-articles.softonic.io\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/109401\/revisions\/162639"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/cms-articles.softonic.io\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/109836"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/cms-articles.softonic.io\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=109401"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/cms-articles.softonic.io\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=109401"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/cms-articles.softonic.io\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=109401"},{"taxonomy":"usertag","embeddable":true,"href":"https:\/\/cms-articles.softonic.io\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/usertag?post=109401"},{"taxonomy":"vertical","embeddable":true,"href":"https:\/\/cms-articles.softonic.io\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/vertical?post=109401"},{"taxonomy":"content-category","embeddable":true,"href":"https:\/\/cms-articles.softonic.io\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/content-category?post=109401"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}