Gebruikers van Google Workspace en mensen met een betaald Google Gemini-abonnement kunnen vanaf vandaag aan de slag met een vernieuwde versie van Gmail. Daarin is nu Flosws uit Google Workspace Studio ingebouwd, meldt Google Workspace.
Gratis gebruikers zullen die functie in veel gevallen voorlopig nog niet zien. Wie een betaald Google Gemini-abonnement heeft, van 20 of 100 euro per maand, kan er wél toegang toe krijgen. Het idee is vrij rechttoe rechtaan: je beschrijft in normale taal wat er met je e-mails moet gebeuren, en Google Workspace Studio maakt daar automatisch een workflow van. Alleen al daarom is het slim om Gmail even bij te werken.
Volgens Google Workspace kan Flows in Gmail onder meer het volgende:
- workflows opzetten op basis van beschrijvingen in gewone taal, dus zonder code
- binnenkomende e-mails verwerken, bijvoorbeeld om nieuwe berichten automatisch af te handelen
- inhoud samenvatten, zodat je in één oogopslag ziet waar een mail over gaat
- bijlagen opslaan in Drive, zodat bestanden meteen op de juiste plek terechtkomen
- taken aanMaken, zodat je een e-mail direct omzet in een actiepunt
- meldingen sturen via Google Chat, zodat jij of je team meteen een seintje krijgt
- koppelingen leggen met Chat, Docs en Meet, waardoor Flows verder gaat dan alleen de inbox
- dienen als ingebouwd alternatief voor Zapier en Make, vooral voor mensen die zonder code terugkerende taken willen automatiseren
- meerdere stappen achter elkaar uitvoeren in verschillende Google-diensten, in plaats van alleen berichten te labelen of door te sturen
De grootste beperking blijft het maximumaantal uitvoeringen per maand. Volgens Google Workspace gaat het om 100 uitvoeringen per maand voor Business Starter, 400 voor de standaard Business-abonnementen en maximaal 2.000 per maand voor gebruikers met de Expanded Access-uitbreiding.
Voor sommige gebruikers loopt dat dus op tot 2.000 uitvoeringen per maand, maar veel accounts blijven daar flink onder. Elke keer dat een workflow draait, telt dat volgens Google Workspace als één uitvoering. Zet je een flow zo op dat elke binnenkomende e-mail wordt verwerkt, dan zit je verrassend snel aan die limiet.
En dat gaat hard.
Bij een drukke klantenservice, een sales-inbox of een recruitmentmailbox is dat al snel te weinig, terwijl automatische verwerking juist daar het meest oplevert. Zodra je de limiet hebt bereikt, vallen je ingestelde flows simpelweg stil tot de volgende maand.
Google Workspace Studio kan op dit moment volgens Google Workspace bovendien wel e-mails opstellen, maar ze nog niet helemaal automatisch versturen. Voor geavanceerdere mailworkflows, zoals automatische follow-ups of uitgaande klantcommunicatie zonder handmatige tussenstap, is dat een duidelijke rem.
Daarnaast krijgt Google Gemini in Google Workspace volgens Google Workspace binnenkort meer van dit soort ingebouwde automatisering in apps die veel mensen nu al dagelijks gebruiken. Deze uitrol maakt vrij duidelijk waar Google heen wil, al hangt hoe bruikbaar het in de praktijk is voorlopig nog sterk af van je abonnement én van het aantal acties dat je per maand nodig hebt.
