Business - Softonic Dutch

Microsoft Office voor iPad maakt van je tablet een krachtig en uitgebreid mobiel kantoor. Je hebt echter een Office 365-abonnement nodig om van de meeste functies gebruik te mogen maken. Is de Office-suite voor iPad daarmee interessant voor iedereen of alleen voor betalende gebruikers?

Office voor iPad: Gratis vs. Office 365-abonnement

Office voor iPad bestaat momenteel uit drie gratis apps: Word voor iOS, Excel voor iOS en PowerPoint voor iOS. De naam van de gratis versie is echter misleidend, want meer dan een verzameling file viewers is het niet. Om daadwerkelijk documenten te bewerken is een geldig Office 365-abonnement vereist.

Functievergelijking: gratis vs Office 365

Wat kun je met gratis Office voor iPad?

Alle apps van het mobiele Office-pakket werken met de clouddienst OneDrive, zodat je overal toegang hebt tot je documenten. Dat is handig, ware het niet dat je bijvoorbeeld geen opmerkingen toe kunt voegen aan documenten in Word, waaraan je samen met collega’s werkt.

In Excel voor iOS is het mogelijk om data te zoeken, filteren en sorteren.

PowerPoint voor iOS is prima geschikt voor het geven van presentaties. De app toont je slides op volledig scherm of met notities. Tijdens het presenteren heb je handige tools tot je beschikking zoals virtuele laser-pointers en markeerstiften om de aandacht van je publiek richting een specifiek onderwerp te leiden.

Als eenvoudige gratis viewer voor Office-bestanden zou Office voor iOS basisuitrusting moeten zijn voor elke iPad. Zelfs al laat de app je geen bestanden bewerken, is het een perfect stukje mobiele software om documenten die je krijgt toegestuurd in optimale weergave te bekijken.

Vervelend aan de gratis versie van Office voor iPad is dat het gaat om relatief grote apps. Voor simpele viewers zijn PowerPoint met 215 megabyte, Excel met 233 MB en Word met 259 MB van wel erg grote omvang. Hoe dat kan? Simpel: gebruik je Office zonder een 365-abonnement dan worden de bewerkfuncties wel geïnstalleerd, maar gewoonweg geblokkeerd voor gebruik.

Met een Office 365-abonnement

Met een Office 365-abonnement krijg je volledige toegang tot Office voor iPad. Het goedkoopste abonnement (Office 365 Home Premium) kost €10 per maand of €100 per jaar.

De interface van de mobiele Office is vergelijkbaar met die van Office Online. Ook op de iPad hanteren de individuele apps nagenoeg dezelfde ribbon-balk boven in beeld.

Word voor iOS

Microsoft Word voor iPad biedt bijna alle functies die je kent van het programma: documentsjablonen, een grote verzameling lettertypes en flink scala aan layout-opties. Met behulp van een gesplitst virtueel toetsenbord behoud je genoeg schermruimte voor het document, ook op de iPad Mini.

Tekst opmaken werkt gemakkelijk en snel; bij het invoegen van afbeeldingen en andere elementen is er wel wat gesneden in het functieaanbod. Zo is het niet mogelijk om afbeeldingen links, rechts of midden te plaatsen, en is een afbeelding later niet meer te verplaatsen. Grootte, rotatie en tekstverloop is wel aan te passen.

Gemeenschappelijk werken aan documenten werkt fijn en vloeiend in Word voor iOS. Wijzigingen aan gedeelde documenten worden in real-time doorgevoerd.

Excel voor iOS

Excel voor iPad is een verrassend goed doordachte app. De verschillende virtuele toetsen laten zich gemakkelijk bedienen, het selecteren van cellen, kolommen en rijen werkt fijn, en ook het aanmaken en aanpassen van complexe formules is een fluitje van een cent.

De grootste moeilijkheid bij Excel is de beperkte schermgrootte van de iPad, maar hier kan Microsoft uiteraard weinig aan doen. Om de beschikbare ruimte op intelligente wijze te gebruiken is Excel geoptimaliseerd voor landscape-modus.

PowerPoint voor iOS

Zelfs PowerPoint voor iPad is een volwaardige app. Net als op je pc bouw je vanuit het niets snel een perfecte presentatie, aangevuld met filmpjes, afbeeldingen en tabellen.

Voor complexere presentaties is PowerPoint voor iPad minder geschikt, daarvoor nemen we liever de toevlucht tot onze Windows-pc. Het grote voordeel van de iPad-app ligt dan ook elders: vlak voor je daadwerkelijke presentatie een paar laatste wijzigingen doorvoeren en vervolgens met de iPad in je hand rechtstreeks het podium op om de presentatie te doen.

Gericht op professioneel publiek

Office voor iPad is duidelijk gericht op zakelijke klanten. Wie (nog) geen Office 365-abonnement heeft mist duidelijk een hoop functionaliteit, maar krijgt in de Office-apps handige viewers voor documenten en spreadsheets. Heb je een iPad, dan is ook de gratis versie essentieel.

Vooral PowerPoint maakt een goede indruk. De uitstekende presentatie-app lijkt klaar om het moderne kantoor te veroveren, ook zonder een Office 365-abonnement. Presenteren was nog nooit zo makkelijk als nu, met een iPad in de hand.

Downloads:

Je Android-tablet is een alleskunner en in deze artikelenserie vertellen we hoe je ‘m ten volste leert benutten. Vandaag aan de beurt: mail, agenda, documenten bewerken.

Nadat we lieten zien hoe je boeken, artikelen en tijdschriften op je Android-tablet leest, helpen we je vandaag je tablet in te stellen voor professionele doeleinden. We behandelen apps en geven je tips waarmee je dankzij je tablet efficiënter leert werken.

Je leert je professionele leven doelmatig ordenen met behulp van een agenda, takenlijst, e-mailclient, office suite en documenten delen met collega’s via de cloud. We maken gebruik van apps die een Google-account vereisen, maar gezien het feit dat je werkt op een Android-tablet gaan we ervan uit dat je die al hebt.

Weet je niet zeker of je wel een Android-tablet hebt? Lees dan dit artikel, waarin we uitleggen hoe je erachter komt welk besturingssysteem er op je tablet staat geïnstalleerd.

Cal: agenda voor afspraken en verjaardagen

Voldoen aan afspraken en deadlines is cruciaal voor je professionele reputatie. Je Android-tablet kan je hierbij goed helpen, bijvoorbeeld met Google Agenda, die je waarschijnlijk ook op je gewone pc gebruikt. Probleem is dat die standaardagenda qua design nogal wat te wensen overlaat en het instellen van effectieve herinneringen niet heel handig werkt. Gelukkig is er Cal, een mooie, praktische en vooral slimme agenda die automatisch synchroniseert met die van Google.

Cal biedt als hoofdpagina een maandoverzicht met daarin al je afspraken. De app is zeer eenvoudig te gebruiken, zoals wel blijkt uit de handeling die je moet uitvoeren om een nieuwe afspraak toe te voegen: tik op de ‘+’ rechtsboven in beeld et voilà.

Cal opent nu een nieuw venster, waarin je een naam geeft aan de afspraak, de tijd instelt en ook personen toevoegt, die vervolgens per mail worden uitgenodigd voor de afspraak. De meest interessante functie is misschien nog wel de mogelijkheid om geolocatie aan de afspraak toe te voegen. Dit gebeurt met een interactieve kaart om de exacte plek vast te stellen. Dat alles vind je in een mooi minimalistisch menu, vergezeld van stijlvolle achtergrondafbeeldingen.

Cal fungeert daarnaast ook als verjaardagskalender. De app laat je de verjaardagen van je Facebook-vrienden importeren, zodat je geen vriend, collega of familielid meer teleur hoeft te stellen. Verjaardagen worden rechts op het hoofdscherm getoond.

Aqua Mail: E-mailbeheer van de bovenste plank

E-mails zijn een essentieel onderdeel van (bijna) alle werkzaamheden, maar we riskeren meer tijd ermee te verliezen dan te winnen. Een slecht ontworpen of inefficiënte e-mailclient zorgt voor nog meer tijdverlies; andersom weet een goede app juist ons mailgedrag efficiënter te maken.

Aqua Mail is zo’n app. Na het opstarten voeg je een account van bijvoorbeeld Gmail, Hotmail of Yahoo! toe, en vul je vervolgens je naam, e-mailadres en wachtwoord in. In een oogwenk laadt Aqua Mail je mailbox, nadat je op de twee pijlen in een cirkel hebt getikt.

Aqua Mail heeft een zogenaamde Smart Folder, met daarin ongelezen mails van al je accounts en een reeks handige instellingen, zoals het gebruik van verkeersgegevens en beperkte meldingen in het weekend.

Google Keep: aantekeningen maken en checklists bijhouden

Notities, digitale post-its en to-do-lijsten zijn essentieel bij een efficiënte workflow. Ook op de tablet is er een app die je hierbij helpt, namelijk Google Keep.

Al in het app-icoon vinden we de traditionele post-it terug. Google Keep maakt dan ook handig en slim gebruik van deze gele plakbriefjes en doet nog veel meer. Om een nieuwe notitie te maken tik je op de balk bovenin en begin je te typen. Je voegt een alarm/herinnering toe, zet ‘m op een to-do list, verandert de kleur van de notitie of voegt eventueel een afbeelding toe.

Het visuele aspect van Google Keep is misschien wel de grootste aantrekkingskracht van de app. Zodra je Keep opent, heb je direct al je notities, lijstjes, recepten en nog veel meer bij de hand. Alsof dit nog niet genoeg is, is het ook mogelijk om Keep als widget toe te voegen aan je Android-thuisscherm en notities te delen met wie je maar wilt.

QuickOffice: documenten maken, bewerken en opslaan in elk populair formaat

Word-documenten, Excel-spreadsheets en PowerPoint-presentaties maken en bewerken; het zijn dagelijkse taken voor veel mensen. Maar wie zegt dat je daar per se een computer voor nodig hebt? Op een tablet kan het even makkelijk, en wel met een gratis app.

Het grote dilemma: is het beter om QuickOffice of Drive te gebruiken op je Android-tablet? Onlangs vergeleken we de twee en het komt erop neer dat Drive net wat eenvoudiger en simpeler is. Ben je echter veeleisend en zoek je geavanceerde functies voor bewerking, ga dan voor QuickOffice.

Om een bestand aan te maken tik je rechtsboven in beeld op de ‘+’ en kies je vervolgens voor een tekstdocument, spreadsheet of presentatie. Net als in Microsoft Office begin je vervolgens je document te vullen en bewerken, precies zoals je gewend bent.

Google Drive: Bestanden opslaan in de cloud en deze delen met wie je wilt

Werk omvat ook het verplaatsen van bestanden van A naar B, bijvoorbeeld naar je collega’s. Met Google Drive sla je al je bestanden op in de cloud en maak je ze beschikbaar voor iedereen die je maar wilt. Naast Office-formaten ondersteunt Drive ook PDF en de meest gangbare muziek- en videoformaten. Maar misschien wel het handigste: Google Drive integreert naadloos met QuickOffice.

Op de hoofdpagina van Google Drive zie je een overzicht van al je bestanden. Met een tik op Upload in de linkerbenedenhoek kies je een bestand om te uploaden naar je online opslag. Wil je de bestanden zien die anderen met jou gedeeld hebben, dan tik je op het pictogram in de linkerbovenhoek en kies je voor de optie Shared with me. Tik op een bestand om ‘m te openen of af te spelen.

Google Drive geeft je ook de optie om bestanden offline beschikbaar te maken, te bewerken en te delen met andere mensen. Om te delen tik je op de omcirkelde i en vervolgens voeg je een collega toe. Voor alle overige handelingen houd je langer een vinger op een bestand en kies je de gewenste optie uit het menu.

Google Drive synchroniseert je bestanden op al je apparaten. Dat wil zeggen dat wanneer je bijvoorbeeld een Word-document aanmaakt en uploadt op je computer, je deze vervolgens direct terugziet op je tablet. Zo werk je verder waar, wanneer en op welk apparaat je maar wilt (Drive is ook beschikbaar op Windows, Mac, iPad en iPhone), waarna de wijzigingen direct weer online opgeslagen worden.

Werken op de tablet is mogelijk, maar er is meer!

In deze aflevering zag je hoe de tablet perfect in staat is om je werk te organiseren en gedeeltelijk uit te voeren via een agenda, e-mail, notities, documenten bewerken en cloud-synchronisatie. De genoemde apps zijn stuk voor stuk gemakkelijk te gebruiken, gratis en worden constant verbeterd. Beetje bij beetje zul je erachterkomen dat de functies die je gewend bent van de pc ook grotendeels (en vaak nog gemakkelijker ook) te gebruiken zijn op de tablet.

Maar een tablet kan nog veel meer! In de volgende aflevering van deze serie zullen we zien hoe je je tablet gebruikt als GPS-navigator. Tot de volgende keer!

Tag: Business

Microsoft Office voor iPad: essentieel voor het moderne kantoor