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PowerPoint: 6 conseils indispensables pour des présentations sans accroc

Vous n’êtes pas sûr d’avoir tout compris aux présentations PowerPoint? Voici 6 trucs et astuces pratiques à connaître par cœur pour être sûr de réussir votre présentation en public avec PowerPoint 2010 et 2013.

Le logiciel PowerPoint fait partie intégrante de la suite de bureautique Microsoft Office. Très répandue dans les entreprises et les écoles, cette solution pour créer des présentations n’est pourtant pas exempte de défauts.

Voici 6 astuces spécial PowerPoint qui devraient vous aider au quotidien à corriger des problèmes récurrents liés au logiciel.

Assurez-vous que vos polices s’affichent correctement, quel que soit l’ordinateur utilisé

Si tout comme moi, vous redoutez que la mise en page de votre présentation soit altérée, ce petit truc va certainement vous être de très bon conseil.

Pourquoi PowerPoint n’affiche pas les bonnes polices alors que le PC avec lequel vous présentez tourne sous Windows? Probablement parce que les polices de caractères utilisées dans votre PowerPoint ne sont pas installées sur l’ordinateur final.

Une seule solution pour entamer sa présentation en toute sérénité: incorporer les polices utilisées. Le fichier final sera peut-être légèrement plus lourd, mais c’est à mon avis un mal nécessaire.

Pour ce faire, rendez-vous dans Fichier > Options > Enregistrement, puis dans la section Préserver les fonctionnalités lors du partage de cette présentation, activez le case Incorporer les polices dans le fichier.

Ajouter des notes au mode Présentateur avant la réunion

Une fois la présentation prête, se pose la question du contrôle de cette dernière. Si votre document est projeté sur un projecteur -un deuxième écran donc- je vous conseille vivement d’utiliser l’écran principal de votre ordinateur à bon escient et de tirer parti du mode Présentateur.

Avant de lancer la présentation, vérifiez que ce dernier soit bien activé dans l’onglet Diaporama.

Ces annotations ne seront pas visibles sur le projecteur; elles s’afficheront uniquement sur le deuxième écran. Pensez donc à ajouter tous les pense-bêtes qui pourront vous être utiles, une fois devant l’auditoire. Pour ce faire, rendez-vous sous l’onglet Affichage, puis sur Notes.

Un champ apparaît tout en bas de la diapositive; c’est ici que vous pouvez placer toutes vos observations et aide-mémoire pour votre PowerPoint.

Enfin, sachez que le mode Présentateur propose d’autres options pratiques pour rendre votre présentation plus dynamique. Le laser -le premier icône sur la gauche de l’écran- permet d’indiquer avec précision ce que vous souhaitez commenter; la loupe de zoomer sur telle ou telle partie de votre présentation; le pinceau pour annoter le document en direct.

Contrôler votre présentation à l’aide de l’iPhone ou d’un Android

Que faire si la salle ne dispose pas de projecteur? Parmi les bons ingrédients nécessaires à la réussite d’une présentation, le fait de ne pas rester assis est souvent cité. Dans tous les cas, se mettre debout est plus agréable à la fois pour vous et pour votre auditoire.

Si vous utilisez votre propre ordinateur pour la présentation, voici la solution à tous vos problèmes. De nombreuses applis pour iPhone -comme MyPoint PowerPoint Remote– et Android –Finger Point PowerPoint pour Android- permettent de contrôler une présentation à distance à l’aide de votre smartphone.

Seul prérequis pour cette famille d’applications: vous devez également installer un petit plug-in sur votre ordinateur. Suivez pas-à-pas les instructions fournies par l’éditeur pour l’installer.

Une fois votre iPhone ou Android transformé en télécommande PowerPoint, plus besoin de rester assis, devant votre clavier, pour passer d’une diapositive à une autre.

Créez une identité visuelle forte à l’aide de votre propre palette de couleurs

La majorité des présentations PowerPoint auxquelles je dois assister sont généralement ennuyeuses. Qu’est-ce qui distingue une bonne présentation d’une autre très moyenne? L’aspect graphique, les couleurs jouent un rôle primordial.

Pour éviter les fautes de mauvais goût et les couleurs qui tâchent dans votre présentation, voici Color Blender, un site internet un peu austère, mais qui fonctionne à merveille.

Pour créer une palette de couleurs homogène à l’aide de Color Blender, 3 étapes sont nécessaires: choisissez une première couleur de référence, puis une deuxième et définissez ensuite le nombre de nuances que vous souhaitez appliquer. L’outil vous donne alors les codes hexadécimaux, RVB et RGB% que vous pouvez ensuite réutiliser pour votre présentation.

Créez une vidéo de votre PowerPoint

Vous n’avez aucune confiance en PowerPoint? Pourquoi ne pas exporter votre présentation sous forme de vidéo afin d’éviter les problèmes de mises en page et de polices manquantes?

Rien de plus simple: rendez-vous dans l’onglet Fichier > Exporter > Créer une vidéo.

Sélectionnez la qualité du fichier, puis le dossier de destination de la vidéo. Il est également possible de régler le temps d’affichage des diapositives.

Cette technique peut également faire office de suivi à votre réunion, sous forme de fichier joint à un email. L’avantage de la vidéo, c’est que vos destinataires n’auront pas à cliquer à chaque slide pour passer à la suivante.

Il n’y a pas que PowerPoint dans la vie !

Dernière astuce que je ne pourrais que vous conseiller: testez de nouveaux services, de nouvelles solutions! Il n’y a pas que PowerPoint dans la vie!

Si les circonstances le permettent -beaucoup d’entre nous sont malheureusement obligés d’utiliser PowerPoint dans le cadre de leur entreprise- optez pour un nouveau service, surprenez votre auditoire.

Et ce ne sont pas les concurrents qui manquent. Je n’en garderais cependant que 3, les meilleurs à mon goût:

Prezi, un service multiplateforme pour créer des présentations tout en zooms et en mouvements;
Bunkr, une application web moderne et simple qui vous permet d’exporter le résultat au format PowerPoint ou en PDF;
SlideRocket, un site web permettant d’agrémenter très facilement vos présentations de vidéos et autres éléments multimédia.

En résumé

N’oubliez pas: les présentations PowerPoint ne sont là que pour accompagner votre argumentaire. Pour se démarquer de la masse des présentations PowerPoint ennuyeuses, optez pour quelque chose de nouveau.

Une présentation bien ficelée et agréable à consulter est un minimum, surprendre votre auditoire fera la différence.

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6 options d’édition Word à connaître par cœur pour devenir un pro

Qui d’entre nous n’a jamais perdu son latin à cause du logiciel Microsoft Word, symbole de la bureautique? Voici une mini-formation, 6 trucs et astuces à connaître sur le bout des doigts pour maîtriser toutes vos mises en page avec les versions Word 2010 et 2013.

La suite bureautique Microsoft Office ne fait pas que des heureux. Des lycéens en passant par les employés de bureau aux débutants en informatique, personne ne peut passer à côté du logiciel Word. Au fil des années, il est d’ailleurs devenu la référence incontestée en matière de traitement de texte, au grand dam de ses détracteurs.

Pour tous ceux qui ne sont pas encore familiers avec la logique de la suite Office ou ceux qui souhaitent en savoir davantage sur le traitement de texte, voici les 6 options d’édition à connaître par cœur pour devenir un pro de Word.

Définir les paramètres de collage de texte par défaut de Word

Mélange de 2 polices, interlignes différents, couleur de texte qui change: coller des éléments provenant d’un autre fichier dans un document Microsoft Word peut vite tourner au cauchemar.

Lorsque vous effectuez un clic droit avant de coller le texte voulu dans un fichier texte, Microsoft Word vous propose 3 options de collage: Conserver la mise en forme source, Fusionner la mise en forme et enfin, Conserver uniquement le texte.

Par défaut, le logiciel de bureautique conserve la mise en forme source -par exemple, lorsque vous utilisez les commandes Ctrl + V.

Il existe heureusement un moyen de garder la main sur le copier-coller de textes et d’images depuis le menu Options avancées. La clé: modifier le comportement par défaut de Windows pour ne plus spécifier votre choix à chaque fois que vous collez du texte.

Pour toujours adapter le texte importé à la mise en page du document Word, vous devez activer par défaut l’option Conservez le texte seulement. Cela devrait grandement vous simplifier le collage d’éléments provenant d’autres documents.

Pour ce faire, cliquez successivement sur Fichier -en haut à gauche-, Options, puis Options avancées. Descendez jusqu’à la section Couper, copier et coller.
Optez ensuite pour l’option Conservez le texte seulement et validez avec OK.

Ajuster manuellement les interlignes et les espacements des paragraphes

Sous Microsoft Word, ajuster les espaces entre les paragraphes de manière précise uniquement avec la touche Entrée n’est tout simplement pas possible. Il existe pourtant une option pour cela…

Pratique lorsque vous devez par exemple peaufiner la mise en page de votre CV, voici tout de suite comment ajuster manuellement les espaces entre les paragraphes.

Sélectionnez la partie du texte désirée -contrôlez que cette sélection comporte bien un espacement- effectuez un clic droit, puis cliquez sur Paragraphe.

Sous l’onglet Retrait et espacement, préférez l’option Espacement. Vous pouvez ici ajuster manuellement les espaces qui précèdent et succèdent la séparation entre les 2 paragraphes.

Modifier la casse pour passer de majuscules en minuscules en quelques clics

En plus de permettre de passer en majuscules en un seul clic, l’option Modifier la casse vous donne la possibilité de mettre une majuscule à chaque mot ou encore, de n’en mettre qu’en début de phrase.

Sélectionnez les mots que vous souhaitez formater -s’il ne s’agit que d’un seul mot, placez simplement le curseur sur le mot en question. Rendez-vous sur l’onglet Accueil du ruban Microsoft Office, puis cliquez sur la petite icône Aa.

Apparaît alors une liste de 5 options: Majuscule en début de phrase, Minuscules, Majuscules, 1ère lettre des mots en majuscule et Inverser la casse. Choisissez le format qui vous convient.

Créer automatiquement une table des matières

Pour créer une table des matières agréable à consulter sous Microsoft Word , il n’y a pas de mystère. Vous devez bien respecter les différents styles proposés par Microsoft Office. Avant de créer quelque document que ce soit, il est important de penser à la structure du texte en amont.

Titre 1, Sous-titres, Corps du texte: les styles pré-définis par défaut sont assez parlants et ne devraient pas vous poser de problèmes.

Vient ensuite le moment de la création de la table des matières en tant que telle. Pour ce faire, cliquez tout d’abord à l’endroit où vous voulez placer cette page, généralement après la deuxième de couverture ou à la fin du document. Cliquez ensuite sur l’onglet Références, puis sur Table des matières pour sélectionner une table automatique.

Déplacer des paragraphes entiers sans le moindre souci

Utiliser correctement les différents styles proposés par le logiciel Word vous permet non seulement de créer une table des matières en quelques clics, mais également de déplacer des paragraphes entiers sans jamais compromettre la mise en page du document. La solution: le mode Plan. Voici tout de suite comment l’activer.

Sous le menu Affichage du ruban Office, cliquez sur Plan.

En plus d’offrir une vision d’ensemble du document final, cet écran vous permet de déplacer un paragraphe complet sans toucher à la mise en forme de ce dernier. En d’autres termes, vous pouvez réorganiser les titres et le texte en les déplaçant vers le haut ou vers le bas.

Supprimer le menu qui apparaît lorsque vous sélectionnez du texte

Parmi les éléments récurrents de Microsoft Word, on retrouve aussi cette mini-barre d’outils qui s’affiche automatiquement dès lors que vous sélectionnez du texte.

Le menu propose des raccourcis vers les options d’édition les plus utilisées -police, taille, couleur, etc. Sur le papier, cela semble extrêmement utile, mais à l’usage, le commun des mortels n’a pas encore compris quand est-ce que ce menu apparaissait, durant combien de secondes et à quel niveau il était nécessaire de pointer pour l’afficher.

Quelle que soit la raison pour laquelle vous souhaitez vous en débarrasser, une seule marche à suivre: cliquez sur Fichier, Options, puis dans la section Général, décochez la case Afficher la mini-barre d’outils lors de la sélection. Le tour est joué!

Connaître ces 6 conseils d’édition pour Microsoft Word devrait vous permettre de gagner de précieuses minutes. Avec un peu de chance, ce sera également grâce à de petits trucs comme ceux-ci que votre CV, lettre de motivation ou dossier fera la différence.

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Quelle appli pour travailler sur iPad? On compare Office, iWork et Quickoffice en vidéo

Microsoft Word, Excel et PowerPoint sont enfin disponibles sur iPad, 4 longues années après la sortie de la tablette. Heureusement, il n’a pas fallu attendre l’arrivée des applications de Microsoft pour travailler sur iPad. En 4 ans, de nombreuses alternatives ont vu le jour sur la tablette à l’instar d’iWork et Quickoffice, les suites bureautiques d’Apple et de Google.

Mais, des 3 solutions proposées par Microsoft, Apple et Google, laquelle est la plus efficace sur iPad? En effet, si Office reste la référence en termes de bureautique sur les ordinateurs fixes, rien ne dit qu’il en est de même sur les plateformes mobiles.

Pour vous aider à faire le bon choix, nous avons comparé Office, iWork et Quickoffice en conditions réelles. Ouverture, création, édition, sauvegarde, partage de documents… Nous avons testé les fonctionnalités que vous utilisez au quotidien en détail pour désigner la meilleure des suites bureautiques sur iPad.

Les règles du jeu

Baptiste, Fabrizio et moi-même avions 60 minutes pour créer une présentation Powerpoint de toutes pièces, éditer une feuille de calcul Excel et rédiger un document Word en utilisant uniquement un iPad équipé d’une des 3 suites d’applications bureautiques. Chaque éditeur a ensuite présenté le fruit de son travail à un jury chargé d’évaluer le produit fini. À la clé pour le vainqueur? La gloire, la reconnaissance de ses pairs et…. un magnifique panier de fruits frais!

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Verdict

Les membres du jury ont évalué la qualité des documents finaux, la cohérence des informations présentées, et l’accomplissement des objectifs imposés. Découvrez sans attendre le résultat de notre comparatif des suites bureautiques sur iPad!

1ère place: iWork

iWork m’a agréablement surpris. Les applications de la suite ont toutes très bien fonctionné et se sont révélées extrêmement faciles à prendre en main. Je suis parvenu à des résultats fantastiques en moins d’une demi-heure grâce à la parfaite harmonie régnant entre Pages, Keynote et Numbers. Seul point négatif, le manque de thèmes véritablement professionnels.

Télécharger Pages pour iPad

Télécharger Numbers pour iPad

Télécharger Keynote pour iPad

2ème place: Office

Outre l’abonnement à Office 365 qui est certes discutable, je ne peux que recommander Office pour iPad. Pourquoi? Tout simplement parce que l’expérience utilisateur sur tablette est quasiment la même que sur PC. Résultat: je n’ai pas été dépaysé et j’ai pu trouver rapidement les options que je cherchais. La possibilité de copier-coller du contenu d’une application à une autre est un plus non négligeable bien que cela ne marche pas à tous les coups. J’aurais certainement pu gagner le challenge si j’avais utilisé un thème plus adapté pour ma présentation PowerPoint.

Télécharger Word pour iPad

Télécharger Excel pour iPad

Télécharger Powerpoint pour iPad

3ème place: Quickoffice

J’ai été particulièrement déçu par Quickoffice. L’application s’est montrée particulièrement difficile à utiliser pour la création et l’édition de documents. La copie de donnée est souvent hasardeuse et les fonctions proposées sont limitées et peu ergonomiques. J’ai été incapable de modifier les graphiques crées avec Excel et l’absence de thèmes pour les présentations Powerpoint m’a fait perdre de précieux points.

Télécharger Quickoffice pour iPad

C’est donc iWork qui s’impose au terme de ce comparatif des suites bureautiques sur iPad en conditions réelles. Les applications d’Apple s’imposent ici grâce à leur large palette de fonctionnalités, leur parfaite compatibilité avec les formats de Microsoft et leur extrême facilité d’utilisation.

Cependant, Office ne démérite pas et talonne la suite d’Apple au classement. Word, Excel et Powerpoint offrent sur iPad une expérience d’utilisation familière tout en s’adaptant aux plate-formes tactiles.

En revanche, Quickoffice déçoit et ne parvient pas à se hisser au niveau de ses concurrents en raison d’options limitées et d’une compatibilité hasardeuse avec les formats de Microsoft. Une suite bureautique à réserver à la consultation et la révision de documents.

Vous savez à présent quelle suite choisir pour tirer le maximum de votre iPad. Et qui sait, peut-être qu’un jour votre tablette remplacera complètement votre viel ordinateur de bureau!

Vous n’imaginez pas travailler sur un iPad? Dites-nous pourquoi!

Gmail: comment améliorer votre productivité

Logo Gmail Gmail est l’un des services de messagerie en ligne les plus populaires au monde. Mais il est parfois difficile de gérer sa boîte de réception. Elle se remplit avec une étonnante facilité mais il peut être ensuite compliqué de gérer ce flux d’information et l’organiser de façon cohérente.

Comment lutter contre cette invasion d’e-mails? Add-ons pour Gmail, services Web, options de configuration de Google… Il existe plusieurs façons d’améliorer votre productivité rapidement et facilement.

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5 raisons d’utiliser Evernote

Sur Internet, on a souvent besoin d’un bloc-notes amélioré pour y stocker les liens, idées, images rencontrés et y revenir plus tard. Si vous avez cherché un logiciel qui accomplit cette tâche, vous avez peut-être entendu parler de Evernote.

Plus qu’un bloc-notes virtuel, Evernote est un point de chute pour toutes les infos qui vous passent sous le nez et que vous voulez conserver. Mélangeant plusieurs types de données, voici les 5 raisons de l’utiliser comme bloc-note virtuel et tout-terrain.

1. Multi-plateformes

Le principal atout de Evernote est d’être disponible sur un grand nombre de plateformes: il existe sur PC, sur Mac, et même sur Linux, en passant par Wine, par le client non-officiel Nevernote pour Linux ou par la version Web.

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