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Word, Excel, Powerpoint à la loupe: nos meilleures astuces

Voici les huit meilleurs trucs et astuces Word, Excel et PowerPoint pour apprendre à mieux maîtriser ces logiciels. Impossible de passer à côté de Microsoft Office, une suite bureautique présente dans (presque) toutes les entreprises et dans de très nombreux foyers.

Vous n’êtes pas encore familiers avec Office? Voici une rapide description des trois logiciels piliers de cette suite.

Microsoft Word permet de taper et d’éditer du texte pour ensuite l’imprimer. Microsoft Excel, logiciel reconnaissable entre mille à cause de ses cellules, permet de réaliser automatiquement des calculs numériques complexes et de créer des tableaux de données statistiques. Enfin, PowerPoint est la solution si vous souhaitez réaliser une présentation devant un public, à l’aide de diapositives qui s’enchainent.

Le décor est planté, passons tout de suite à nos meilleurs trucs et astuces qui répondent aux problèmes récurrents rencontrés de Microsoft Office, des soucis par lesquels nous sommes tous passés un jour ou l’autre.

Trois tutoriels valables pour l’ensemble des logiciels de la suite

La suite Microsoft Office 2013 propose en tout huit logiciels différents dotés d’éléments d’interface communs.

1. Ce premier tutoriel répond à l’un des problèmes les plus communs: comment faire réapparaître ou minimiser l’interface ruban de Word et Excel.

2. Bonne nouvelle! Saviez-vous qu’il était possible d’ajouter des onglets pour Word, Excel et PowerPoint? La solution s’appelle Office Tabs.

3. Notre troisième tutoriel explique comment accéder à tous vos documents depuis n’importe quel PC. En quelques clics, configurez Office Online pour sauvegarder et retrouver vos documents Word et Excel dans le cloud.

Microsoft Word: les secrets du traitement de texte

Microsoft Word peut vraiment vous faire gagner du temps en automatisant certaines opérations lorsque vous rédigez un long document. Mais pour en profiter et éviter ainsi les problèmes récurrents, il convient de respecter quelques règles de bases…

4. Notre quatrième tutoriel spécial Office vous explique comment numéroter automatiquement des pages sous Microsoft Word.

5. Saviez-vous également qu’il était possible de remplacer quelques lettres par un mot ou une expression complète? C’est un excellent moyen pour gagner du temps lorsque vous tapez sous Word.

Excel: des solutions aux problèmes récurrents

Logiciel grand public, Excel présente pourtant tout un tas de fonctionnalités que seuls les plus initiés réussissent à déchiffrer. En attendant, voici une série de trois tutos qui répondent aux problèmes les plus courants.

6. Pour éviter de modifier par erreur une ou plusieurs cellules de fichiers Excel, saviez-vous que vous pouviez les bloquer et verrouiller très simplement.

7. Autre tuto extrêmement utile: découvrez comment taper sur plusieurs lignes dans une cellule Excel.

PowerPoint: des présentations en un clin d’œil

PowerPoint n’est pas le logiciel le plus difficile à maîtriser, mais voici tout de même une petite astuce qui vous fera gagner du temps.

8. Vous êtes-vous déjà demandé comment transformer automatiquement un document Word en présentation PowerPoint? La démonstration en images dans le tutoriel.

Office a encore de quoi nous surprendre…

Nombre d’entre nous utilisent la suite Office tous les jours depuis des années, au travail, à l’université et ailleurs. Mais ces 8 tutoriels sont là pour nous rappeler que Word, Excel et PowerPoint recèlent de petites astuces que l’on ne connaît pas forcément.

N’hésitez pas à consulter nos tests approfondis des logiciels mentionnés ci-dessus:

Microsoft Word (disponible pour Windows et Mac)
Excel (Windows, Mac)
PowerPoint (Windows, Mac)
La suite Office (Windows et Mac)

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Article original publié le 09 octobre 2014, mis à jour le 08 janvier 2015

PowerPoint: 6 conseils indispensables pour des présentations sans accroc

Vous n’êtes pas sûr d’avoir tout compris aux présentations PowerPoint? Voici 6 trucs et astuces pratiques à connaître par cœur pour être sûr de réussir votre présentation en public avec PowerPoint 2010 et 2013.

Le logiciel PowerPoint fait partie intégrante de la suite de bureautique Microsoft Office. Très répandue dans les entreprises et les écoles, cette solution pour créer des présentations n’est pourtant pas exempte de défauts.

Voici 6 astuces spécial PowerPoint qui devraient vous aider au quotidien à corriger des problèmes récurrents liés au logiciel.

Assurez-vous que vos polices s’affichent correctement, quel que soit l’ordinateur utilisé

Si tout comme moi, vous redoutez que la mise en page de votre présentation soit altérée, ce petit truc va certainement vous être de très bon conseil.

Pourquoi PowerPoint n’affiche pas les bonnes polices alors que le PC avec lequel vous présentez tourne sous Windows? Probablement parce que les polices de caractères utilisées dans votre PowerPoint ne sont pas installées sur l’ordinateur final.

Une seule solution pour entamer sa présentation en toute sérénité: incorporer les polices utilisées. Le fichier final sera peut-être légèrement plus lourd, mais c’est à mon avis un mal nécessaire.

Pour ce faire, rendez-vous dans Fichier > Options > Enregistrement, puis dans la section Préserver les fonctionnalités lors du partage de cette présentation, activez le case Incorporer les polices dans le fichier.

Ajouter des notes au mode Présentateur avant la réunion

Une fois la présentation prête, se pose la question du contrôle de cette dernière. Si votre document est projeté sur un projecteur -un deuxième écran donc- je vous conseille vivement d’utiliser l’écran principal de votre ordinateur à bon escient et de tirer parti du mode Présentateur.

Avant de lancer la présentation, vérifiez que ce dernier soit bien activé dans l’onglet Diaporama.

Ces annotations ne seront pas visibles sur le projecteur; elles s’afficheront uniquement sur le deuxième écran. Pensez donc à ajouter tous les pense-bêtes qui pourront vous être utiles, une fois devant l’auditoire. Pour ce faire, rendez-vous sous l’onglet Affichage, puis sur Notes.

Un champ apparaît tout en bas de la diapositive; c’est ici que vous pouvez placer toutes vos observations et aide-mémoire pour votre PowerPoint.

Enfin, sachez que le mode Présentateur propose d’autres options pratiques pour rendre votre présentation plus dynamique. Le laser -le premier icône sur la gauche de l’écran- permet d’indiquer avec précision ce que vous souhaitez commenter; la loupe de zoomer sur telle ou telle partie de votre présentation; le pinceau pour annoter le document en direct.

Contrôler votre présentation à l’aide de l’iPhone ou d’un Android

Que faire si la salle ne dispose pas de projecteur? Parmi les bons ingrédients nécessaires à la réussite d’une présentation, le fait de ne pas rester assis est souvent cité. Dans tous les cas, se mettre debout est plus agréable à la fois pour vous et pour votre auditoire.

Si vous utilisez votre propre ordinateur pour la présentation, voici la solution à tous vos problèmes. De nombreuses applis pour iPhone -comme MyPoint PowerPoint Remote– et Android –Finger Point PowerPoint pour Android- permettent de contrôler une présentation à distance à l’aide de votre smartphone.

Seul prérequis pour cette famille d’applications: vous devez également installer un petit plug-in sur votre ordinateur. Suivez pas-à-pas les instructions fournies par l’éditeur pour l’installer.

Une fois votre iPhone ou Android transformé en télécommande PowerPoint, plus besoin de rester assis, devant votre clavier, pour passer d’une diapositive à une autre.

Créez une identité visuelle forte à l’aide de votre propre palette de couleurs

La majorité des présentations PowerPoint auxquelles je dois assister sont généralement ennuyeuses. Qu’est-ce qui distingue une bonne présentation d’une autre très moyenne? L’aspect graphique, les couleurs jouent un rôle primordial.

Pour éviter les fautes de mauvais goût et les couleurs qui tâchent dans votre présentation, voici Color Blender, un site internet un peu austère, mais qui fonctionne à merveille.

Pour créer une palette de couleurs homogène à l’aide de Color Blender, 3 étapes sont nécessaires: choisissez une première couleur de référence, puis une deuxième et définissez ensuite le nombre de nuances que vous souhaitez appliquer. L’outil vous donne alors les codes hexadécimaux, RVB et RGB% que vous pouvez ensuite réutiliser pour votre présentation.

Créez une vidéo de votre PowerPoint

Vous n’avez aucune confiance en PowerPoint? Pourquoi ne pas exporter votre présentation sous forme de vidéo afin d’éviter les problèmes de mises en page et de polices manquantes?

Rien de plus simple: rendez-vous dans l’onglet Fichier > Exporter > Créer une vidéo.

Sélectionnez la qualité du fichier, puis le dossier de destination de la vidéo. Il est également possible de régler le temps d’affichage des diapositives.

Cette technique peut également faire office de suivi à votre réunion, sous forme de fichier joint à un email. L’avantage de la vidéo, c’est que vos destinataires n’auront pas à cliquer à chaque slide pour passer à la suivante.

Il n’y a pas que PowerPoint dans la vie !

Dernière astuce que je ne pourrais que vous conseiller: testez de nouveaux services, de nouvelles solutions! Il n’y a pas que PowerPoint dans la vie!

Si les circonstances le permettent -beaucoup d’entre nous sont malheureusement obligés d’utiliser PowerPoint dans le cadre de leur entreprise- optez pour un nouveau service, surprenez votre auditoire.

Et ce ne sont pas les concurrents qui manquent. Je n’en garderais cependant que 3, les meilleurs à mon goût:

Prezi, un service multiplateforme pour créer des présentations tout en zooms et en mouvements;
Bunkr, une application web moderne et simple qui vous permet d’exporter le résultat au format PowerPoint ou en PDF;
SlideRocket, un site web permettant d’agrémenter très facilement vos présentations de vidéos et autres éléments multimédia.

En résumé

N’oubliez pas: les présentations PowerPoint ne sont là que pour accompagner votre argumentaire. Pour se démarquer de la masse des présentations PowerPoint ennuyeuses, optez pour quelque chose de nouveau.

Une présentation bien ficelée et agréable à consulter est un minimum, surprendre votre auditoire fera la différence.

Envie de vous attaquer à Excel? Voici les 10 formules magiques à retenir pour utiliser le logiciel de tableur à bon escient.

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6 options d’édition Word à connaître par cœur pour devenir un pro

Qui d’entre nous n’a jamais perdu son latin à cause du logiciel Microsoft Word, symbole de la bureautique? Voici une mini-formation, 6 trucs et astuces à connaître sur le bout des doigts pour maîtriser toutes vos mises en page avec les versions Word 2010 et 2013.

La suite bureautique Microsoft Office ne fait pas que des heureux. Des lycéens en passant par les employés de bureau aux débutants en informatique, personne ne peut passer à côté du logiciel Word. Au fil des années, il est d’ailleurs devenu la référence incontestée en matière de traitement de texte, au grand dam de ses détracteurs.

Pour tous ceux qui ne sont pas encore familiers avec la logique de la suite Office ou ceux qui souhaitent en savoir davantage sur le traitement de texte, voici les 6 options d’édition à connaître par cœur pour devenir un pro de Word.

Définir les paramètres de collage de texte par défaut de Word

Mélange de 2 polices, interlignes différents, couleur de texte qui change: coller des éléments provenant d’un autre fichier dans un document Microsoft Word peut vite tourner au cauchemar.

Lorsque vous effectuez un clic droit avant de coller le texte voulu dans un fichier texte, Microsoft Word vous propose 3 options de collage: Conserver la mise en forme source, Fusionner la mise en forme et enfin, Conserver uniquement le texte.

Par défaut, le logiciel de bureautique conserve la mise en forme source -par exemple, lorsque vous utilisez les commandes Ctrl + V.

Il existe heureusement un moyen de garder la main sur le copier-coller de textes et d’images depuis le menu Options avancées. La clé: modifier le comportement par défaut de Windows pour ne plus spécifier votre choix à chaque fois que vous collez du texte.

Pour toujours adapter le texte importé à la mise en page du document Word, vous devez activer par défaut l’option Conservez le texte seulement. Cela devrait grandement vous simplifier le collage d’éléments provenant d’autres documents.

Pour ce faire, cliquez successivement sur Fichier -en haut à gauche-, Options, puis Options avancées. Descendez jusqu’à la section Couper, copier et coller.
Optez ensuite pour l’option Conservez le texte seulement et validez avec OK.

Ajuster manuellement les interlignes et les espacements des paragraphes

Sous Microsoft Word, ajuster les espaces entre les paragraphes de manière précise uniquement avec la touche Entrée n’est tout simplement pas possible. Il existe pourtant une option pour cela…

Pratique lorsque vous devez par exemple peaufiner la mise en page de votre CV, voici tout de suite comment ajuster manuellement les espaces entre les paragraphes.

Sélectionnez la partie du texte désirée -contrôlez que cette sélection comporte bien un espacement- effectuez un clic droit, puis cliquez sur Paragraphe.

Sous l’onglet Retrait et espacement, préférez l’option Espacement. Vous pouvez ici ajuster manuellement les espaces qui précèdent et succèdent la séparation entre les 2 paragraphes.

Modifier la casse pour passer de majuscules en minuscules en quelques clics

En plus de permettre de passer en majuscules en un seul clic, l’option Modifier la casse vous donne la possibilité de mettre une majuscule à chaque mot ou encore, de n’en mettre qu’en début de phrase.

Sélectionnez les mots que vous souhaitez formater -s’il ne s’agit que d’un seul mot, placez simplement le curseur sur le mot en question. Rendez-vous sur l’onglet Accueil du ruban Microsoft Office, puis cliquez sur la petite icône Aa.

Apparaît alors une liste de 5 options: Majuscule en début de phrase, Minuscules, Majuscules, 1ère lettre des mots en majuscule et Inverser la casse. Choisissez le format qui vous convient.

Créer automatiquement une table des matières

Pour créer une table des matières agréable à consulter sous Microsoft Word , il n’y a pas de mystère. Vous devez bien respecter les différents styles proposés par Microsoft Office. Avant de créer quelque document que ce soit, il est important de penser à la structure du texte en amont.

Titre 1, Sous-titres, Corps du texte: les styles pré-définis par défaut sont assez parlants et ne devraient pas vous poser de problèmes.

Vient ensuite le moment de la création de la table des matières en tant que telle. Pour ce faire, cliquez tout d’abord à l’endroit où vous voulez placer cette page, généralement après la deuxième de couverture ou à la fin du document. Cliquez ensuite sur l’onglet Références, puis sur Table des matières pour sélectionner une table automatique.

Déplacer des paragraphes entiers sans le moindre souci

Utiliser correctement les différents styles proposés par le logiciel Word vous permet non seulement de créer une table des matières en quelques clics, mais également de déplacer des paragraphes entiers sans jamais compromettre la mise en page du document. La solution: le mode Plan. Voici tout de suite comment l’activer.

Sous le menu Affichage du ruban Office, cliquez sur Plan.

En plus d’offrir une vision d’ensemble du document final, cet écran vous permet de déplacer un paragraphe complet sans toucher à la mise en forme de ce dernier. En d’autres termes, vous pouvez réorganiser les titres et le texte en les déplaçant vers le haut ou vers le bas.

Supprimer le menu qui apparaît lorsque vous sélectionnez du texte

Parmi les éléments récurrents de Microsoft Word, on retrouve aussi cette mini-barre d’outils qui s’affiche automatiquement dès lors que vous sélectionnez du texte.

Le menu propose des raccourcis vers les options d’édition les plus utilisées -police, taille, couleur, etc. Sur le papier, cela semble extrêmement utile, mais à l’usage, le commun des mortels n’a pas encore compris quand est-ce que ce menu apparaissait, durant combien de secondes et à quel niveau il était nécessaire de pointer pour l’afficher.

Quelle que soit la raison pour laquelle vous souhaitez vous en débarrasser, une seule marche à suivre: cliquez sur Fichier, Options, puis dans la section Général, décochez la case Afficher la mini-barre d’outils lors de la sélection. Le tour est joué!

Connaître ces 6 conseils d’édition pour Microsoft Word devrait vous permettre de gagner de précieuses minutes. Avec un peu de chance, ce sera également grâce à de petits trucs comme ceux-ci que votre CV, lettre de motivation ou dossier fera la différence.

Envie de vous attaquer à Excel? Voici les 10 formules magiques à retenir pour utiliser le logiciel de tableur à bon escient.

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Google Drive, je divorce! Je vais vivre avec Office Online

Après des années de fidélité à Google Drive, je l’ai finalement quitté pour le nouvel Office Online. J’ai mes raisons et vous allez me comprendre.

Il était une fois un utilisateur amoureux de Google Drive. Pas vraiment le coup de foudre, l’interface n’était pas assez sexy pour lui faire perdre la tête, mais c’était un bon logiciel. L’histoire a débuté comme une amitié, sans plus, et puis, au fil du temps, comme cela se produit souvent entre un utilisateur et une application, ils se sont fréquentés avec plus d’assiduité.

L’utilisateur a commencé à la traiter avec soin, à lui confier des documents de plus en plus confidentiels et à lui trouver de nouvelles fonctions inattendues. Entre documents textes et tableurs, est né un véritable amour. Il lui était entièrement dévoué.

Mais, comme un vieil ami à moi a l’habitude de dire, chaque histoire a un début et une fin. Après une lune de miel merveilleuse de plusieurs mois, voilà que Google Drive néglige son interface, décide de ne plus renouveler ses fonctions, qui sont toujours les mêmes. Lui, l’utilisateur, a lentement commencé à perdre de l’intérêt pour son application, a continué à l’utiliser, mais la passion n’était plus la même.

Et puis, un beau jour, elle est apparue. Il a suffi d’un simple changement de nom, d’Office Web Apps à Office Online, et il est tombé sous le charme de son cloud, sa synchronisation et sa mise en page parfaite. Envolé, le vieil amour.

Ici, l’histoire racontée à la troisième personne est en fait la mienne: celle d’un fervent utilisateur de Google Drive qui s’est retrouvé à changer de suite en ligne quasiment du jour au lendemain. Pourquoi? Pour diverses raisons…

Édition beaucoup plus complète et facile

Travailler sur Office Online, c’est un peu comme utiliser mes logiciels de bureautique, et c’est un énorme avantage. J’ai grandi avec Word, Excel et compagnie, je suis donc habitué à travailler sur ces programmes. A dire vrai, je pense qu’ils fonctionnent bien.

Google Drive souffre de son inexpérience, qui se manifeste par une faiblesse au niveaux des fonctions et par une interface plus textuelle que visuelle. Dans Office Online, je retrouve la barre d’outils et les onglets «Ruban», introduits dans le «lointain» Office 2007. Les nombreuses polices et fonctions sont immédiatement visibles et facilement accessibles.

L’autre grand avantage est le correcteur d’orthographe: le service de Big G n’en possède pas et utilise ceux du navigateur. Avec Office Online, par contre, vous pouvez choisir parmi tous ceux disponibles dans la suite et, ce qui ne gâche rien, cette fonctionnalité n’est pas payante, mais gratuite!

Intégration avec la suite pour bureau

J’avoue que, la plupart du temps, j’utilise Drive ou Office avec une connexion Internet, à la maison ou au bureau. Mais il m’arrive aussi de devoir travailler hors-ligne, sur la route ou dans un endroit isolé. Avec Google Drive, je dois télécharger le fichier et le retélécharger à nouveau. Alors que le service de Microsoft propose une intégration directe avec le programme de votre PC.

J’ai créé un fichier Word et je l’ai laissé dans OneDrive. Le lendemain, j’ai ouvert le document et dans la barre du haut, j’ai choisi Modifier le document>Word: le fichier s’est ouvert avec mon programme informatique.

De cette façon, j’ai pu le modifier alors que j’utilisais l’ordinateur portable de la maison et, dès que j’ai eu à nouveau accès à une connexion disponible, je l’ai sauvegardé sur OneDrive directement à partir de Word, comme s’il s’agissait du disque dur de mon ordinateur.

Office 2013 vous permet de sauvegarder vos fichiers directement sur OneDrive

De plus, maintenant que la suite est gratuite pour Android, je peux faire la même chose depuis mon smartphone, les créer et les éditer sous Office sur mon appareil. Avec un iPad, vous pouvez faire de même.

Conversions plus efficaces et linéaires

Comme l’a indiqué la firme de Redmond sur son blog, la conversion de fichiers avec Office Online fonctionne mieux que sur Google Drive et respecte presque toujours le format et l’aspect du document original.

Présentation téléchargée sur Office Online

Et il va sans dire que le contenu créé dans les versions de bureau de Word, Excel et PowerPoint s’intègre mieux à la suite en ligne de Microsoft qu’à celle de Big G. Et ce n’est pas un détail anodin, car les fichiers avec lesquels nous travaillons quotidiennement sont généralement créés avec les versions de bureau d’Office.

Présentation téléchargée sur Google Drive

Google Drive nécessite toujours une étape supplémentaire lorsque vous avez besoin d’ouvrir un document. Vous devez le télécharger, afficher son aperçu, l’ouvrir, puis le convertir en un format lisible pour l’application de Google. Et parfois, ils ne respectent pas le format d’origine, comme sur l’image ci-dessus.

En outre, avec Office Online j’ai pu modifier des fichiers PDF après les avoir téléchargés. À chaque fois, la conversion des PDF en Word était pratiquement parfaite.

Google Drive continue son bonhomme de chemin, mais prend de la bouteille

Malgré tout, Google Drive continue à avoir ses avantages. Tout d’abord le fait qu’en travaillant avec Big G, ou même avec Chrome, vous pouvez presque tout faire avec un seul compte, comme joindre un fichier directement à Gmail.

Ajouter un fichier à Drive depuis Gmail est simplissime

Google Drive m’a aussi paru plus rapide. L’appli vous laisse choisir le format à télécharger et convertir des fichiers au format PDF avant de les télécharger. Le contenu, c’est vrai, est mieux organisé et tout fonctionne bien.

Malgré tout, l’interface, la puissance des outils, l’intégration avec la suite bureautique sont autant d’arguments qui m’ont fait changer d’avis et opter pour Office Online.

Mais une partie de mon cœur appartiendra toujours à mes anciennes amours. Et puisqu’il s’agit d’applications, je peux bien profiter en même temps des avantages que m’offrent ces deux services, non?

A télécharger:

La web app d’Office Online
Google Drive pour Windows, Mac, Android et iOS.

A lire:

Article original écrit par Daniel Barranger – Softonic.com. Traduit et adapté de l’italien.