Qui d’entre nous n’a jamais perdu son latin à cause du logiciel Microsoft Word, symbole de la bureautique? Voici une mini-formation, 6 trucs et astuces à connaître sur le bout des doigts pour maîtriser toutes vos mises en page avec les versions Word 2010 et 2013.
La suite bureautique Microsoft Office ne fait pas que des heureux. Des lycéens en passant par les employés de bureau aux débutants en informatique, personne ne peut passer à côté du logiciel Word. Au fil des années, il est d’ailleurs devenu la référence incontestée en matière de traitement de texte, au grand dam de ses détracteurs.
Pour tous ceux qui ne sont pas encore familiers avec la logique de la suite Office ou ceux qui souhaitent en savoir davantage sur le traitement de texte, voici les 6 options d’édition à connaître par cœur pour devenir un pro de Word.
Définir les paramètres de collage de texte par défaut de Word
Mélange de 2 polices, interlignes différents, couleur de texte qui change: coller des éléments provenant d’un autre fichier dans un document Microsoft Word peut vite tourner au cauchemar.
Lorsque vous effectuez un clic droit avant de coller le texte voulu dans un fichier texte, Microsoft Word vous propose 3 options de collage: Conserver la mise en forme source, Fusionner la mise en forme et enfin, Conserver uniquement le texte.
Par défaut, le logiciel de bureautique conserve la mise en forme source -par exemple, lorsque vous utilisez les commandes Ctrl + V.
Il existe heureusement un moyen de garder la main sur le copier-coller de textes et d’images depuis le menu Options avancées. La clé: modifier le comportement par défaut de Windows pour ne plus spécifier votre choix à chaque fois que vous collez du texte.
Pour toujours adapter le texte importé à la mise en page du document Word, vous devez activer par défaut l’option Conservez le texte seulement. Cela devrait grandement vous simplifier le collage d’éléments provenant d’autres documents.
Pour ce faire, cliquez successivement sur Fichier -en haut à gauche-, Options, puis Options avancées. Descendez jusqu’à la section Couper, copier et coller.
Optez ensuite pour l’option Conservez le texte seulement et validez avec OK.
Ajuster manuellement les interlignes et les espacements des paragraphes
Sous Microsoft Word, ajuster les espaces entre les paragraphes de manière précise uniquement avec la touche Entrée n’est tout simplement pas possible. Il existe pourtant une option pour cela…
Pratique lorsque vous devez par exemple peaufiner la mise en page de votre CV, voici tout de suite comment ajuster manuellement les espaces entre les paragraphes.
Sélectionnez la partie du texte désirée -contrôlez que cette sélection comporte bien un espacement- effectuez un clic droit, puis cliquez sur Paragraphe.
Sous l’onglet Retrait et espacement, préférez l’option Espacement. Vous pouvez ici ajuster manuellement les espaces qui précèdent et succèdent la séparation entre les 2 paragraphes.
Modifier la casse pour passer de majuscules en minuscules en quelques clics
En plus de permettre de passer en majuscules en un seul clic, l’option Modifier la casse vous donne la possibilité de mettre une majuscule à chaque mot ou encore, de n’en mettre qu’en début de phrase.
Sélectionnez les mots que vous souhaitez formater -s’il ne s’agit que d’un seul mot, placez simplement le curseur sur le mot en question. Rendez-vous sur l’onglet Accueil du ruban Microsoft Office, puis cliquez sur la petite icône Aa.
Apparaît alors une liste de 5 options: Majuscule en début de phrase, Minuscules, Majuscules, 1ère lettre des mots en majuscule et Inverser la casse. Choisissez le format qui vous convient.
Créer automatiquement une table des matières
Pour créer une table des matières agréable à consulter sous Microsoft Word , il n’y a pas de mystère. Vous devez bien respecter les différents styles proposés par Microsoft Office. Avant de créer quelque document que ce soit, il est important de penser à la structure du texte en amont.
Titre 1, Sous-titres, Corps du texte: les styles pré-définis par défaut sont assez parlants et ne devraient pas vous poser de problèmes.
Vient ensuite le moment de la création de la table des matières en tant que telle. Pour ce faire, cliquez tout d’abord à l’endroit où vous voulez placer cette page, généralement après la deuxième de couverture ou à la fin du document. Cliquez ensuite sur l’onglet Références, puis sur Table des matières pour sélectionner une table automatique.
Déplacer des paragraphes entiers sans le moindre souci
Utiliser correctement les différents styles proposés par le logiciel Word vous permet non seulement de créer une table des matières en quelques clics, mais également de déplacer des paragraphes entiers sans jamais compromettre la mise en page du document. La solution: le mode Plan. Voici tout de suite comment l’activer.
Sous le menu Affichage du ruban Office, cliquez sur Plan.
En plus d’offrir une vision d’ensemble du document final, cet écran vous permet de déplacer un paragraphe complet sans toucher à la mise en forme de ce dernier. En d’autres termes, vous pouvez réorganiser les titres et le texte en les déplaçant vers le haut ou vers le bas.
Supprimer le menu qui apparaît lorsque vous sélectionnez du texte
Parmi les éléments récurrents de Microsoft Word, on retrouve aussi cette mini-barre d’outils qui s’affiche automatiquement dès lors que vous sélectionnez du texte.
Le menu propose des raccourcis vers les options d’édition les plus utilisées -police, taille, couleur, etc. Sur le papier, cela semble extrêmement utile, mais à l’usage, le commun des mortels n’a pas encore compris quand est-ce que ce menu apparaissait, durant combien de secondes et à quel niveau il était nécessaire de pointer pour l’afficher.
Quelle que soit la raison pour laquelle vous souhaitez vous en débarrasser, une seule marche à suivre: cliquez sur Fichier, Options, puis dans la section Général, décochez la case Afficher la mini-barre d’outils lors de la sélection. Le tour est joué!
Connaître ces 6 conseils d’édition pour Microsoft Word devrait vous permettre de gagner de précieuses minutes. Avec un peu de chance, ce sera également grâce à de petits trucs comme ceux-ci que votre CV, lettre de motivation ou dossier fera la différence.
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