Microsoft Excel trop compliqué? Voici 10 formules utiles ou intéressantes sur Excel, à retenir facilement et à appliquer dans tous vos tableaux. Le langage “officiel” étant assez hermétique, le mieux est encore de suivre chaque exemple et de l’appliquer sur Excel en même temps que vous lisez cet article.
Microsoft Excel est le logiciel de tableur par excellence. Loué pour sa puissance par les uns, il paraît tout de même un peu effrayant pour la plupart de ceux qui l’utilisent pour la première fois. Ce programme tentaculaire sait presque tout faire et ses possibilités sont nombreuses. Avec le pack office 2013, ce programme gagne encore en puissance.
La somme simple (SOMME)
Elle permet d’additionner plusieurs données chiffrées, comme à l’école. Il existe deux façons de faire.
La première permet d’additionner des cases qui se suivent (une colonne ou une rangée)
=SOMME(première case:dernière case) dans la case où vous souhaitez voir apparaître le résultat.
Variante: cette formule permet aussi d’additionner tous les chiffres contenus dans un cadre particulier (sur plusieurs colonnes et plusieurs rangées), en prenant pour première case celle la plus “en haut à gauche”, et comme dernière case celle la plus “en bas à droite”.
Dans nos exemples suivants, “première case:dernière case” sera désigné par “plage_cellules”.
La seconde méthode permet d’additionner des cases individuellement (sans relation)
=SOMME(case1;case2;case3;case4) dans la case où vous souhaitez voir apparaître le résultat.
Démonstration par l’exemple:
Pour additionner le contenu de la première colonne, inscrivez dans la case de votre choix =SOMME(A1:A5).
Pour additionner l’ensemble des chiffres du tableau, inscrivez dans la case de votre choix =SOMME(A1:B5).
Pour additionner seulement les cases portant un nombre négatif, inscrivez dans la case de votre choix =SOMME(A1;B3;B5).
La somme en fonction d’un critère déterminé (SOMME.SI)
Notez que cette fonction n’est disponible que pour Excel 2007 et versions plus récentes.
Un tableau peut se présenter sous la forme d’une liste de plusieurs données n’ayant pas forcément de liens entre elles. Si la liste est longue, il peut être pénible de retrouver tous les éléments identiques pour les additionner un par un. Pour cela, on peut demander à Excel de retrouver toutes ces cases spécifiques et d’en faire la somme grâce à la formule =SOMME.SI(plage_cellules;”critère”;somme_plage). Le “critère” est la condition à chercher dans le tableau. La plage_cellules est la plage de cellules contenant le critère à retenir. La somme_plage est la plage de cellules où se trouvent les nombres à additionner.
Démonstration par l’exemple:
Dans cet exemple, le critère à rechercher est “rouge”. Pour calculer le nombre de “rouge” uniquement, inscrivez dans la case de votre choix la formule suivante: =SOMME.SI(B1:B5;”rouge”;A1:A5).
La somme en fonction de plusieurs critères (SOMME.SI.ENS)
Un tableau peut comporter de multiples informations. Excel peut additionner des données chiffrées en fonction de plusieurs critères grâce à une formule spéciale: =SOMME.SI.ENS(somme_plage;plage_critère1;critère1;plage_critère2;critère2;….).
La somme_plage est la plage de cellules où se trouvent les nombres à additionner.
La plage_critère1 représente la plage de cellules contenant les données sur le premier critère, la plage_critère2 étant bien entendu associée au second critère, et ainsi de suite.
Le critère1 est le premier critère à chercher dans le tableau, etc.
Démonstration par l’exemple:
Pour trouver le nombre de points récoltés par les hommes de l’équipe jaune, inscrivez dans la case de votre choix la formule suivante: SOMME.SI.ENS(D1:D13;C1:C13;C1;B1:B13;B1)
Variante: Vous n’êtes pas obligé de sélectionner la première et la dernière case de la colonne exactement, vous pouvez sélectionner une colonne entière. Au lieu de B1:B13, indiquez juste B:B.
La somme d’évènements fondée sur un critère (NB.SI)
Au rayon Statistiques, il est parfois intéressant de savoir combien de fois un évènement donné se répète dans une colonne. Pour cela, on emploie la fonction suivante: =NB.SI(plage_cellules;”critère”). La plage_cellules représente la plage de cellules contenant les données chiffrée où chercher. Le critère est le premier critère à chercher dans le tableau.
Démonstration par l’exemple:
Dans le tableau précédent, vous souhaitez savoir combien de femmes participaient au jeu. Inscrivez dans la case de votre choix, la formule suivante: =NB.SI(B1:B13;”Femme”)
La somme d’évènements fondée sur plusieurs conditions (SOMMEPROD)
Cette formule permet d’extraire une statistique afin de répondre à la question suivante: combien de fois ces conditions spécifiques sont-elles réunies dans mon tableau? Réponse: =SOMMEPROD((plage_critère1=”critère1″)*(plage_critère2=”critère2″))
La plage_critère1 représente la plage de cellules contenant les données sur le premier critère, la plage_critère2 étant bien entendu associée au second critère, et ainsi de suite.
Le critère1 est le premier critère à chercher dans le tableau, etc.
Démonstration par l’exemple:
En prenant le tableau précédent, cette formule permet de dire combien d’hommes faisaient partie de l’équipe jaune par exemple. Pour cela, inscrivez dans la case de votre choix la formule suivante: =SOMMEPROD((B1:B13=”Homme”)*(C1:C13=”jaune”))
La somme d’évènements compris entre deux valeurs précises (SOMMEPROD)
Vous l’aurez compris, la SOMMEPROD est plutôt un outil statistique puisqu’elle se concentre sur le nombre de fois où certaines conditions sont remplies en même temps. Elle permet de retrouver dans un tableau le nombre de fois où les données chiffrées sont comprises entre deux valeurs précises, grâce à la formule suivante: =SOMMEPROD(plage_cellules>=minimum)*(plage_cellules<=maximum)).
La plage_cellules représente la plage de cellules contenant les données chiffrées où il faut chercher.
Minimum et Maximum sont les deux valeurs entre lesquelles chercher notre résultat.
Démonstration par l’exemple:
Dans notre tableau-exemple précédent, nous devons trouver le nombre de joueurs qui ont marqué entre 150 et 200 points. Pour cela, inscrivez dans la case de votre choix la formule suivante: =SOMMEPROD((D1:D13>=150)*(D1:D13<=200))
La moyenne (MOYENNE)
Inutile de rappeler ici ce qu’est une moyenne. Elle est, de plus, très simple à obtenir avec la formule suivante: =MOYENNE(plage_cellules)
La plage_cellules représente la plage de cellules contenant les données chiffrées où chercher.
Démonstration par l’exemple:
Pour calculer la moyenne de tous ces nombres, inscrivez dans la case de votre choix la formule suivante: =MOYENNE(A1:A6)
Le maximum et le minimum (MAX et MIN)
Dans une trop large gamme de données, il peut être fastidieux de chercher le plus grand ou le plus petit résultat chiffré. Heureusement, Excel a une formule pour chercher à votre place. Elle est très simple à appliquer puisqu’elle s’affiche de la façon suivante:
=MAX(plage_cellules)
=MIN(plage_cellules).
La plage_cellules représente la plage de cellules contenant les données chiffrées où chercher.
Variante: vous pouvez appliquer la recherche à plusieurs plages de cellules.
Les formules deviennent alors:
=MAX(plage_cellules1;plage_cellules2)
=MIN(plage_cellules1;plage_cellules2)
Démonstration par l’exemple:
Dans le tableau précédent, vous cherchez la plus grande valeur chiffrée. Inscrivez dans la case de votre choix la formule suivante: =MAX(A1:A6).
Si vous cherchez la plus petite valeur chiffrée, inscrivez: =MIN(A1:A6)
Bien entendu, cette formule trouve son intérêt dans les très grands tableaux.
En bref
Même si elles peuvent sembler assez hermétiques au premier abord, ces formules Excel vont vous permettre de gagner un temps fou si vous utilisez ce logiciel de manière fréquente.
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[Article mis à jour le 20 octobre 2014]
