Google erweitert Gmail ab sofort um Flows. Nach Angaben des Unternehmens schaltet die neue Funktion Automatisierungen frei, ohne dass dafür Programmierkenntnisse nötig sind. Verfügbar ist Flows über Google Workspace Studio innerhalb von Google Workspace sowie für Privatnutzer mit Google AI Pro für 20 Euro oder Google AI Ultra für 100 Euro im Monat.
Flows baut Workflows aus Spracheingaben
Flows gehört zu Google Workspace Studio und soll es ermöglichen, Abläufe in Gmail einfach per natürlicher Sprache anzulegen. Sie beschreiben, was mit eingehenden E-Mails passieren soll, und Gmail setzt daraus automatisch einen Ablauf zusammen. Code ist dafür nicht nötig.
Google nennt dabei mehrere Beispiele: Nachrichten lassen sich sortieren, Anhänge automatisch in Google Drive ablegen oder aus bestimmten Inhalten direkt Aufgaben erstellen.
Das geht klar weiter als die bisherigen Gmail-Filter. E-Mails werden dann nicht nur gelabelt oder weitergeleitet. Es lassen sich mehrere Schritte direkt hintereinander ausführen.
Wer den Posteingang wie eine Aufgabenliste benutzt, dürfte davon im Alltag spürbar profitieren. Kostenlose Gmail-Konten bleiben nach Angaben von Google vorerst außen vor. Zugriff gibt es nur mit einem kostenpflichtigen Tarif.
Das monatliche Kontingent setzt klare Grenzen
Die größte Einschränkung steckt nicht in den Funktionen selbst, sondern im monatlichen Kontingent. Die oft genannte Grenze von 2.000 Mails pro Monat heißt laut Google praktisch: 2.000 Flow-Ausführungen.
Gezählt wird jede einzelne Automatisierung separat. Wenn Sie für jede eingehende Nachricht einen eigenen Flow anlegen, ist das Limit entsprechend schnell erreicht.
Und je nach Tarif fällt die Grenze Google zufolge sogar deutlich niedriger aus. In einfachen Business-Plänen sind nur 100 Ausführungen pro Monat möglich, in anderen Tarifen etwa 400.
Die 2.000 Ausführungen gelten nach Angaben des Unternehmens nur mit erweitertem Zugriff. Für kleine Teams mag das reichen. Bei hohem Mail-Aufkommen wird es aber schnell eng.
Gerade Nutzer mit vielen wiederkehrenden E-Mails hätten von Automatisierung zwar besonders viel, stoßen aber auch zuerst an die Obergrenze. Im aktuellen Zustand wirkt Flows deshalb eher wie ein Komfort-Feature als wie ein Werkzeug, das stark frequentierte Postfächer wirklich dauerhaft entlastet.
Workspace Studio verknüpft auch andere Google-Dienste
Google Workspace Studio hängt nicht nur an Gmail. Flows lässt sich ab sofort auch mit Google Chat, Google Docs und Google Meet verbinden.
Google stellt das System damit als eigene Alternative zu Diensten wie Zapier oder Make auf, vor allem für alle, die ohnehin tief in Workspace arbeiten.
Ganz ohne Einschränkungen läuft das allerdings nicht. E-Mails kann Google Workspace Studio nach Angaben von Google zwar entwerfen, aber bislang nicht automatisch versenden.
Für vollständig automatisierte Kundenkommunikation ist das ein klares Hindernis. Stärker ist die Plattform derzeit bei internen Abläufen und bei der persönlichen Organisation.
Wie alltagstauglich Flows am Ende wirklich ist, hängt damit vor allem an einer Frage: Wie schnell ist das monatliche Kontingent verbraucht?
